Algemene Voorwaarden
Van toepassing op alle door Game Set & Mind georganiseerde weekends en reizen, in binnen- en buitenland 

Artikel 1 – Definities en toepasselijkheid

  1. Game Set & Mind (hierna: "de organisator", "wij"): de handelsnaam waaronder Echt Pien, handelend onder de naam SUPjuffie, gevestigd te Tilburg (KvK-nummer 74891057, btw-nummer NL002173933B61), en Brechtje Bruls Tennis & Padel, gevestigd te Tilburg (KvK-nummer 85758655, btw-nummer NL004143530B50), gezamenlijk weekends en reizen organiseren en aanbieden. Beide ondernemingen zijn gezamenlijk contractpartij bij de overeenkomst en zijn ieder hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming daarvan.
  2. Deelnemer ("de reiziger", "u"): ieder die zich voor een Reis inschrijft of namens wie een boeking wordt gedaan.
  3. Reis: ieder door Game Set & Mind georganiseerd weekend, verblijf of meerdaagse reis, in binnen- of buitenland — ongeacht of dit vervoer omvat en ongeacht de duur.
  4. Overeenkomst: de overeenkomst die ontstaat zodra de organisator de boeking voor een Reis schriftelijk (of per e-mail) bevestigt.
  5. Reissom: het totaalbedrag dat de deelnemer voor een Reis verschuldigd is, inclusief alle in de boeking opgenomen onderdelen (eventueel vervoer, verblijf en programma-onderdelen).
  6. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, boekingen en overeenkomsten van Game Set & Mind met betrekking tot iedere Reis, tenzij door Game Set & Mind schriftelijk anders is overeengekomen.
  7. Afhankelijk van de inhoud van een specifieke Reis (bijvoorbeeld of deze vervoer omvat, en de duur van het verblijf) kan de Reis kwalificeren als pakketreis in de zin van Boek 7, Titel 7A BW (implementatie van EU-Richtlijn 2015/2302). Bij de boekingsbevestiging van de betreffende Reis wordt aangegeven of dit het geval is. Die wetgeving is van dwingend recht: waar deze voorwaarden daarvan in het nadeel van de deelnemer zouden afwijken voor Reizen die als pakketreis kwalificeren, gaat de wettelijke regeling voor.

Artikel 2 – Boeking en totstandkoming van de overeenkomst

  1. Een boeking komt tot stand op het moment dat de deelnemer zich aanmeldt (via het boekingsformulier, e-mail of anderszins schriftelijk) én Game Set & Mind de boeking schriftelijk bevestigt.
  2. De deelnemer staat in voor de juistheid van de bij de boeking verstrekte gegevens, waaronder namen zoals vermeld op een geldig identiteitsbewijs.
  3. Voor Reizen naar het buitenland is de deelnemer zelf verantwoordelijk voor het tijdig in bezit zijn van een geldig paspoort of ander vereist reisdocument. Voor Reizen binnen Nederland volstaat een geldig identiteitsbewijs.
  4. Na bevestiging ontvangt de deelnemer de definitieve reissom, de betalingsregeling (artikel 3) en de overige informatie die specifiek is voor de betreffende Reis (zoals data, locatie en programma).

Artikel 3 – Betalingsvoorwaarden

  1. Aanbetaling. Bij het tot stand komen van de overeenkomst is de deelnemer een aanbetaling verschuldigd van 30% van de reissom. Deze aanbetaling dient binnen 14 dagen na de boekingsbevestiging te zijn ontvangen; met de betaling van de aanbetaling is de boeking definitief.
  2. Betalen in termijnen. Het restant van de reissom (70%) mag de deelnemer in termijnen voldoen, naar eigen inzicht qua aantal en hoogte van de termijnen, met dien verstande dat de volledige reissom uiterlijk 6 weken vóór de startdatum van de Reis door Game Set & Mind moet zijn ontvangen.
  3. Laat geboekt. Bij een boeking binnen 6 weken vóór de startdatum dient de volledige reissom ineens te worden voldaan bij de boeking; gespreid betalen is dan niet mogelijk.
  4. Betaalwijze. Betaling geschiedt op de door Game Set & Mind aangegeven wijze (bijvoorbeeld bankoverschrijving of een online betaallink). Kosten van eventuele betaalfaciliteiten (zoals een "betaal in termijnen"-dienst van een derde partij) kunnen voor rekening van de deelnemer komen; dit wordt vooraf duidelijk vermeld.
  5. Niet-tijdige betaling. Voldoet de deelnemer een (deel)betaling niet binnen de gestelde termijn, dan ontvangt de deelnemer een herinnering met een nieuwe, redelijke betaaltermijn. Blijft betaling ook dan uit, dan is Game Set & Mind gerechtigd de overeenkomst te ontbinden en de boeking te behandelen als een annulering door de deelnemer, met toepassing van de annuleringskosten uit artikel 4.

Artikel 4 – Annulering door de deelnemer

  1. Annulering dient schriftelijk (per e-mail) bij Game Set & Mind te worden gemeld. De datum van ontvangst van de annulering geldt als annuleringsdatum.
  2. Bij annulering is de deelnemer de volgende annuleringskosten verschuldigd, als percentage van de volledige reissom, gerekend vanaf de startdatum van de Reis:
  • Tot 42 dagen vóór de startdatum: de aanbetaling (30%)
  • Vanaf 42 tot 28 dagen vóór de startdatum: 40% van de reissom
  • Vanaf 28 tot 14 dagen vóór de startdatum: 60% van de reissom
  • Vanaf 14 tot 5 dagen vóór de startdatum: 90% van de reissom
  • Vanaf 5 dagen vóór de startdatum, op de startdatum zelf of later: 100% van de reissom
  1. In de plaats stellen. In plaats van annuleren mag de deelnemer zich tot uiterlijk 7 dagen vóór de startdatum laten vervangen door een ander, mits deze persoon voldoet aan alle voorwaarden van de Reis. Hieraan zijn geen kosten verbonden anders dan eventuele meerkosten van derden (zoals vervoerder of accommodatie).
  2. Onvermijdbare, buitengewone omstandigheden. Doen zich op de bestemming of in de directe omgeving daarvan onvermijdbare en buitengewone omstandigheden voor die de uitvoering van de Reis wezenlijk beïnvloeden (bijvoorbeeld een ernstige veiligheidssituatie), dan mag de deelnemer de overeenkomst kosteloos opzeggen conform artikel 7:509 BW, met recht op volledige terugbetaling van reeds betaalde bedragen. Dit geldt voor zover de Reis als pakketreis kwalificeert.
  3. Wij raden iedere deelnemer aan om zelf een annuleringsverzekering af te sluiten om het risico van annuleringskosten af te dekken.

Artikel 5 – Wijziging of annulering door Game Set & Mind, en overmacht

  1. Minimum aantal deelnemers. Is voor een Reis een minimum aantal deelnemers vereist en wordt dit niet gehaald, dan mag Game Set & Mind de Reis uiterlijk 14 dagen vóór de startdatum kosteloos annuleren. Reeds betaalde bedragen worden volledig terugbetaald; er bestaat geen recht op aanvullende schadevergoeding.
  2. Overmacht. Bij onvermijdbare en buitengewone omstandigheden (zoals extreem weer, stakingen, overheidsmaatregelen of andere gebeurtenissen buiten de macht van Game Set & Mind) mag Game Set & Mind de Reis of onderdelen daarvan wijzigen, uitstellen of annuleren. Reeds betaalde bedragen voor niet-genoten diensten worden terugbetaald; voor genoten diensten geldt geen restitutie.
  3. Kleine wijzigingen. Game Set & Mind mag een programma-onderdeel om gegronde reden vervangen door een gelijkwaardig alternatief, mits dit de kwaliteit van de Reis als geheel niet wezenlijk aantast.
  4. Ingrijpende wijzigingen. Bij een ingrijpende wijziging van een essentieel kenmerk van de Reis of een verhoging van de reissom met meer dan 8%, mag de deelnemer de overeenkomst kosteloos ontbinden en heeft hij recht op volledige terugbetaling. Dit geldt voor zover de Reis als pakketreis kwalificeert; ook los daarvan zal Game Set & Mind wijzigingen zoveel mogelijk vooraf met de deelnemer afstemmen.

Artikel 6 – Aansprakelijkheid en verzekering

  1. Game Set & Mind voert de Reis uit conform de verwachtingen die de deelnemer redelijkerwijs mocht hebben.
  2. Game Set & Mind is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van omstandigheden die aan de deelnemer zelf zijn toe te rekenen, van een niet bij de Reis betrokken derde, of van onvermijdbare en buitengewone omstandigheden (overmacht).
  3. Deelname aan sportieve, mentale of fysieke programma-onderdelen ("games") is voor eigen risico van de deelnemer. De deelnemer verklaart in voldoende goede gezondheid te verkeren om deel te nemen, en meldt vooraf relevante medische beperkingen.
  4. De deelnemer wordt dringend geadviseerd vóór aanvang van iedere Reis een reis- en annuleringsverzekering af te sluiten die de Reis en de programma-onderdelen dekt.

Artikel 7 – Klachtenregeling

  1. Een tekortkoming tijdens een Reis meldt de deelnemer zo snel mogelijk ter plaatse bij Game Set & Mind, zodat naar een passende oplossing gezocht kan worden.
  2. Is de klacht ter plaatse niet naar tevredenheid opgelost, dan dient de deelnemer deze uiterlijk 4 weken na afloop van de Reis schriftelijk en gemotiveerd in bij Game Set & Mind.
  3. Game Set & Mind reageert binnen 4 weken na ontvangst inhoudelijk op de klacht.

Artikel 8 – Slotbepalingen

  1. Op elke overeenkomst tussen Game Set & Mind en de deelnemer is Nederlands recht van toepassing.
  2. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Komt men er niet uit, dan is de bevoegde Nederlandse rechter aangewezen, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
  3. Deze voorwaarden kunnen worden gewijzigd; op een lopende boeking blijft de versie van toepassing die gold op het moment van boeken.
  4. Specifieke informatie per Reis — zoals data, bestemming, programma, prijs en eventueel afwijkende annuleringstermijnen — wordt vermeld op de betreffende pagina en/of in de boekingsbevestiging, en maakt deel uit van de overeenkomst.
  5. Waar deze voorwaarden afwijken van de dwingendrechtelijke bepalingen van Boek 7, Titel 7A BW (pakketreizen) in het nadeel van de deelnemer, prevaleert de wettelijke regeling, voor zover de betreffende Reis als pakketreis kwalificeert.